Thomas und Julia leiten die Einkaufsabteilung eines großen Produktionsunternehmens in München. Mit über 200 aktiven Lieferanten, von denen ein erheblicher Teil kleine Hersteller sind, stehen sie vor einer besonderen Aufgabe: Wie kann man den Empfang von eRechnungen von kleinen Lieferanten effizient gestalten, ohne diese finanziell zu belasten?
"Unser ERP-System ist zwar leistungsstark, doch die eigentliche Herausforderung bestand darin, die Rechnungen kleiner Lieferanten zu empfangen, die keine Möglichkeit zur Übermittlung strukturierter elektronischer Rechnungen haben - gerade jetzt, wo dies gesetzlich vorgeschrieben wird", erläutert Thomas. "Einige senden PDFs per E-Mail, andere sogar eingescannte Papierrechnungen."
Julia fügt hinzu: "Früher beschäftigten wir ein Team, das diese Rechnungsdaten manuell in unser System eingab. Das war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch sehr fehleranfällig."
Die Implementierung der Plattform Meine e-Rechnung brachte eine elegante Lösung. Die Plattform fungiert als zentrale Stelle für den Empfang aller eingehenden eRechnungen. Wir haben unsere Geschäftspartner über die Möglichkeit der kostenlosen Registrierung auf der Meine e-Rechnung Plattform informiert. Nun können alle ihre e-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format über das Web versenden. Wir erhalten ihre eRechnungen im ZUGFeRD-Format direkt in unser System. Wie funktioniert das? Die Plattform Meine e-Rechnung zeichnet sich besonders durch die Möglichkeit der Datenübernahme via SFTP-Schnittstelle aus, wobei eingehende Rechnungen in das von unserem ERP-System verwendete XRechnung-Format umgewandelt werden, was eine direkte Integration ermöglicht.
"Der größte Vorteil liegt darin, dass unseren kleineren Lieferanten der Rechnungsversand erleichtert wird. Die Nutzung ist für sie kostenlos, und sie können die gleiche Plattform auch für den Rechnungsversand an andere Kunden nutzen", erklärt Thomas.
Wesentliche Vorteile für das Unternehmen:
- Automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen
- Deutliche Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung
- Minimaler Anpassungsaufwand für kleine Lieferanten
- Automatische Datenvalidierung vor dem ERP-Import
"Besonders schätzen wir, dass unsere Lieferanten eine Lösung erhalten haben, mit der sie die gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzliche Kosten erfüllen können, während uns die Rechnungsbearbeitung erleichtert wird", betont Julia.
Für Großunternehmen mit zahlreichen kleinen Lieferanten bietet die Meine e-Rechnung Plattform außerdem die:
- Flexible Integration über SFTP und REST API
- Automatische Konvertierung von vier EN 16931 Formaten
- Datenvalidierung vor dem Import
- Kostenlose Lösung für kleine und große Lieferanten bei gegenseitiger Nutzung der Meine e-Rechnung Plattform für den e-Rechnungsaustausch
Digitale Transformation bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle Unternehmen hoch entwickelte Systeme benötigen. Manchmal ist die beste Lösung diejenige, die die Unterschiede zwischen großen und kleinen Unternehmen überbrückt und allen ermöglicht, auf die für sie optimale Weise zu arbeiten. "Unsere Zulieferer sind begeistert"! erklärt Julia, "denn auch ihre anderen Kunden profitieren nun auch von dieser perfekten Lösung und haben sich ebenfalls für Meine e-Rechnung registriert."