Ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet die EN 16931 Richtlinie deutsche Unternehmen, nur noch e-Rechnungen im Geschäftsverkehr zu empfangen. Somit müssen sich Unternehmen bis Ende 2024 technisch und organisatorisch auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten. Firmen müssen ihre Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermitteln, um eine effiziente, fehlerfreie und automatisierte Verarbeitung zu gewährleisten.
Dafür wurden in der EN 16931 Richtlinie 4 eRechnungs-Formate als Standard bestimmt: ZUGFeRD, UBL 2.1, XRechnung und Peppol. Dabei dürfte ZUGFeRD die größte Zustimmung genießen, weil dieses eRechnungs-Format, quer durch alle deutschen Branchen und von den Behörden unterstützt wird.
Die technischen Anforderungen und Vorteile der eRechnung im ZUGFeRD-Format sind:
- Strukturierte XML-Daten für eine automatische Verarbeitung der Rechnungsinformationen ohne manuelle Eingriffe.
- PDF-Rechnungs-Dokumente, die in den XML Daten eingebettet sind. Damit werden diese eRechnungen nicht nur für Maschinen - sondern auch für Menschen lesbar
- Breite Unterstützung durch Wirtschaftsverbände und Finanzbehörden
- Die vollständige Erfüllung der vorgeschriebenen gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf die Authentizität und Integrität der eRechnung.
Neben den gesetzlichen Bestimmungen ist die Einführung der eRechnungspflicht aber auch eine digitale Chance. Denn der Umstieg auf die eRechnung könnte auch der erste Einstieg in die Digitalisierung der Unternehmensprozesse sein.
Denn die eRechnung bringt entscheidende Vorteile:
- sie vereinfacht die Rechnungsprozesse
- sie reduziert die Kosten durch geringeren Verwaltungsaufwand
- sie minimiert manuelle Fehler bei der Rechnungserstellung
- sie ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Aufträgen, z. B. sobald Produkt- und Dienstleistungs-Kataloge auf die eRechnungs-Plattform „Meine e-Rechnung“ hochgeladen sind, können sie einfach komfortabel und schneller in einer eRechnung zusammengeführt werden
- sie verbessert durch die einfache und schnelle Rechnungsstellung den Cash-Flow
- und damit erhöht sie die Effizienz des Unternehmens
- weil sie z. B. dank der Erweiterung „Doku-Safe“ Rechts-konform und Revisions-sicher gemäß den GoBD Rechnungslegungs-Vorschriften jederzeit und langfristig schnellen Zugriff auf die eRechnungs-Dokumente erhalten.
Die eRechnungs-Plattform „ Meine e-Rechnung“ geht jedoch über diese Vorteile hinaus:
Denn sie ist kostenlos! Außerdem profitieren:
- nicht nur Familienbetriebe, Selbständige und Handwerker, sondern auch mittelständischen Industrie-Unternehmen und sichern
- mit einer eRechnungs-Speicherung von 60 Tagen ihre Buchhaltung ab.
Abgerundet werden diese Leistungen mit 2x attraktiven, kostengünstigen und nützlichen Erweiterungs-Optionen.
- Optimierter eRechnungs-Austausch,
- durch die Email-Rechnungen von nicht auf „Meine e-Rechnung“ registrierten Unternehmen empfangen werden können.
- der die automatische Umwandlung von einem EN 16931 e-Rechnungsformat (XRechnung, PEPPOL 3.x, UBL 2.1, ZUGFeRD) in ein anderes ermöglich!
- der den Versand von eRechnungen mittels des UBL 2.1 Formats aus ERP Systemen via SFTP und REST API-points erlaubt.
- GoBD sichere eRechnungs-Speicherung durch „Doku Safe“,
- das schließlich die Speicherung von eRechnungen gegen eine geringe jährliche Gebühr gemäß der GoBD Vorschriften langfristig rechtskonform und revisionssicher gewährleistet.
Der Nutzen der eRechnung überwiegt bei Weitem den wirklich kleinen Mehraufwand, den Firmen bei ihrer Einführung zum Jahresanfang zu leisten haben. Der Umstieg auf die neue Rechnungslegung muss vielmehr als Chance gesehen werden, um weitere Digitalisierungs-Prozesse in den Unternehmen anzustoßen. Es ist der erste Schritt, oder Einstieg in eine stärkere Wettbewerbsfähigkeit!